ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) — це програмне забезпечення, яке дозволяє фіскалізувати операції купівлі-продажу товарів або послуг без використання фізичного касового апарата. Замість традиційного РРО (реєстратора розрахункових операцій) у вигляді касового апарата, ПРРО працює на комп'ютері, смартфоні, планшеті або іншому пристрої, підключеному до інтернету.
Як працює ПРРО?
ПРРО використовується для реєстрації розрахункових операцій (фіскалізації) в режимі реального часу, передаючи інформацію до серверів Державної податкової служби України (ДПС). Після обробки цієї інформації податкова служба видає фіскальний чек, який можна надіслати покупцеві в електронному вигляді або роздрукувати на pos принтері.
Як використовувати ПРРО?
Реєстрація в податковій:
- Для початку використання ПРРО, необхідно зареєструвати його у ДПС через електронний кабінет платника податків. Це включає подання заяви про реєстрацію ПРРО, яку можна подати в електронній формі з використанням електронного підпису.
Вибір програмного забезпечення:
- Оберіть ПРРО, яке відповідає потребам вашого бізнесу. Серед популярних рішень є Checkbox, Вчасно.Каса, ВебКасса, SMPOS, СотаКасса та інші. У деяких випадках можна використовувати безкоштовний ПРРО від Державної податкової служби.
Налаштування:
- Після вибору програмного забезпечення необхідно його встановити на пос-термінал (комп’ютер, смартфон, планшет) та налаштувати під свій бізнес. Це може включати інтеграцію з бухгалтерськими програмами або системами управління товарним обліком.
Створення електронного підпису (КЕП):
- Для роботи з ПРРО потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП). Якщо у вас його ще немає, потрібно отримати його в акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК).
Проведення розрахункових операцій:
- Під час продажу товару або надання послуг через ПРРО ви реєструєте операцію, вводите дані про покупку, і система автоматично передає інформацію до ДПС.
- Після цього система генерує фіскальний чек, який можна або роздрукувати на принтері чеків, або надіслати покупцю на електронну пошту чи SMS.
Фіскальні чеки та звітність:
- Фіскальні чеки автоматично реєструються в податковій службі. У кінці зміни ви зможете сформувати звіт про всі проведені операції і відправити його в податкову.
Переваги використання ПРРО:
- Мобільність: Можливість роботи на смартфонах, планшетах або комп'ютерах, що зручно для бізнесів без постійного місця продажу.
- Економія коштів: Немає необхідності купувати фізичний касовий апарат, що значно знижує витрати.
- Інтеграція з іншими системами: Більшість ПРРО можуть інтегруватися з бухгалтерськими системами або системами управління товарним обліком.
- Простота використання: Легке налаштування та зручний інтерфейс більшості систем роблять процес фіскалізації швидким і зрозумілим.
Недоліки використання ПРРО:
- Залежність від інтернету: Для фіскалізації необхідно постійно бути підключеним до інтернету, що може бути проблемою в регіонах з нестабільним зв’язком.
- Необхідність технічної підтримки: У випадку технічних проблем може виникнути потреба в консультації або допомозі від розробників програмного забезпечення.
Хто зобов’язаний використовувати ПРРО?
Законодавство України передбачає обов'язкове використання РРО або ПРРО для певних видів бізнесу, зокрема для торгівлі та надання послуг. У разі перевищення певних лімітів доходу або в залежності від виду діяльності (роздрібна торгівля, громадське харчування тощо) підприємці зобов'язані використовувати касові апарати або їх програмні аналоги – ПРРО.